Email là loại tiếng Anh viết mà người đi làm dùng nhiều nhất, và cũng là loại lộ ra rõ nhất rằng câu đang được dịch từ tiếng Việt. Điều đáng mừng là nó chỉ gồm vài câu cố định — học thuộc chúng là xong phần lớn.
Khung năm phần
1 — Dòng tiêu đề. Ngắn, cụ thể, nói rõ việc.
Invoice 2451 — payment confirmation Meeting on Thursday — change of time
Tránh tiêu đề trống rỗng như Hello hay Question.
2 — Lời chào.
3 — Lý do viết. Một câu, ngay dòng đầu tiên. Người đọc phải biết email này về việc gì mà không cần đọc hết.
4 — Nội dung. Chia đoạn ngắn. Nếu có nhiều việc, dùng gạch đầu dòng.
5 — Câu kết và lời chào cuối.
Chào và kết theo mức trang trọng
Ba mức, và chào phải khớp với kết.
Trang trọng — không biết tên người nhận
Dear Sir or Madam, … Yours faithfully,
Trang trọng — biết tên
Dear Mr Nguyen, … Yours sincerely, (Anh) · Sincerely, (Mỹ)
Công việc bình thường — phổ biến nhất
Dear Nam, · Hi Nam, … Best regards, · Kind regards, · Best,
Ghi nhớ cặp đôi kiểu Anh: Dear Sir or Madam → Yours faithfully, Dear + tên → Yours sincerely. Ghép chéo là lỗi mà người bản ngữ nhận ra ngay.
Trong môi trường quốc tế hiện nay, Hi [tên] và Best regards phủ được gần hết trường hợp.
⚠️ Dùng dấu phẩy sau lời chào, không dùng dấu hai chấm (kiểu Mỹ trang trọng thì có). Và tên riêng luôn viết hoa.
Câu mở đầu
I am writing to ask about… / confirm… / follow up on… I hope this email finds you well. — hơi khuôn mẫu nhưng vẫn rất thông dụng Thank you for your email of 3 September. Further to our conversation yesterday, …
Nếu là email trả lời:
Thank you for getting back to me. Apologies for the delay in replying.
Câu kết
Please let me know if you need any further information. I look forward to hearing from you. — chú ý V-ing, vì to ở đây là giới từ Thank you for your time. Any questions, just let me know. — thân mật hơn
Câu look forward to là lỗi kinh điển: I look forward to hear from you là sai. Cùng bẫy với be used to.
Những câu người Việt hay dịch thẳng
"Mong anh/chị thông cảm" — không có tương đương trực tiếp. Dùng:
Thank you for your understanding. · I apologise for any inconvenience.
"Rất mong nhận được hồi âm sớm" — dịch thẳng thành I hope to receive your reply soon nghe hơi ép. Tự nhiên hơn:
I look forward to hearing from you.
Nếu thật sự gấp thì nói rõ ngày:
Could you let me know by Friday?
"Xin lỗi vì làm phiền" — Sorry to bother you dùng được trong tin nhắn, nhưng mở đầu một email công việc thì không cần xin lỗi vì đã viết. Bỏ đi và vào thẳng việc.
"Nhờ anh giúp em" — Please help me nghe như cầu cứu. Dùng:
Could you please…? · I would be grateful if you could…
"Vui lòng" dịch thành please thì đúng, nhưng đặt please đầu câu ở dạng mệnh lệnh nghe khá cứng:
Please send me the file. — được, nhưng thẳng Could you send me the file? — mềm hơn, phổ biến hơn
Ba lỗi hình thức
Viết hoa cả câu để nhấn mạnh — trong tiếng Anh đó là quát.
Dùng nhiều dấu chấm than. Một cái là thân thiện, ba cái là mất chuyên nghiệp.
Đoạn văn quá dài. Email công việc nên chia đoạn 2–3 câu.
Mức trang trọng ở nước nào
Người Anh dùng nhiều câu vòng hơn (I was wondering if you might…), người Mỹ thẳng hơn. Cả hai đều đúng.
Nếu không chắc, mức an toàn là: Hi [tên] — một câu lý do — nội dung gọn — Best regards. Nó hiếm khi sai ở đâu.